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家づくりを検討する際、多くのハウスメーカーと打ち合わせを重ねます。しかし、すべてのメーカーと契約するわけにはいかず、どこかで「お断り」の連絡をしなければなりません。そのような時、以下の様に悩む方も多いのではないでしょうか。
- 断るのが気まずい。
- どのように伝えれば良いかわからない。
断り方を間違えると、しつこい営業に悩まされたり、後々トラブルに発展してしまう可能性もあります。
この記事では、ハウスメーカーへの失礼のない断り方について、具体的な例文を交えて詳しく解説します。電話・メール・LINEといった手段別の伝え方や、タイミングごとの適切な対応、注意点がわかるので、トラブルを避け穏便に断りを入れる事ができる様になります。
私たちは11社のハウスメーカーと話をして、5社から見積もりを取ったよ。最終的には1社に決めなければいけないから、残った10社にはお断りの連絡を入れることに。
大切なことは、メーカーの担当営業の気持ちをよく考え、誠実な対応を行う事です。お互いにスッキリした気持ちで次のステップに進めるように心がけましょう。
ハウスメーカーに断りを入れる手段
ハウスメーカーに断りを入れる方法は、大きく分けて以下の3つです。
- 電話：直接話せるので誠意が伝わりやすいが、緊張しやすい
- メール：記録が残るため安心だが、感情が伝わりにくい
- LINE：手軽に送れるが、カジュアルすぎる場合がある
それぞれのメリット・デメリットや、具体的な例文を紹介します。
電話で断る
電話で断る方法は、最も誠意が伝わる手段です。相手の反応をリアルタイムで確認できるため、疑問点があればその場で解決できます。
電話で断る場合のメリット
- 直接話せるため、誠意が伝わりやすい
- 相手の反応を確認しながら話せる
- 質問があればその場で回答できる
相手の担当者からすれば、直接話が聞けた方が嬉しく感じるでしょう。なぜ自分の会社が選ばれなかったのかなどの疑問もその場で確認することができるので、次の営業の機会へのフィードバックにも繋がります。何か誤解があった場合にも、その場で弁解する事も可能です。
電話で断る場合のデメリット
- 緊張して言いづらい場合がある
- 時間を拘束される可能性がある
- 強引に説得されるリスクがある
そもそも話すのが苦手な人や、ネガティブなこと伝えるのが苦手な人にはストレスを感じる事もあります。人によっては、担当者が食い下がって説得しようとしてきた場合、断りきれずにズルズルと長引かせてしまう可能性もあります。
断る理由が明確でない場合には、このような事が起こりがち。なぜ断るのかを整理しておこう。
電話で断る際のポイント
- 忙しい時間帯を避ける（昼過ぎや夕方前がベスト）
- 簡潔に理由を伝え、長引かせない
- お礼を伝え、今後の関係に配慮する
電話で断りを入れる場合は、緊張するかもしれません。しかし、誠実な対応を心がけることで、その先のステップを円滑に進める事ができます。
電話での伝え方の例
「○○ハウスの△△様、お世話になっております。先日はお時間をいただき、ありがとうございました。検討を重ねた結果、今回は別のメーカーで進めることにしました。貴社のご提案はとても魅力的でしたが、総合的に判断した結果です。丁寧にご対応いただき感謝しております。今回はご縁がありませんでしたが、また機会がございましたらよろしくお願いいたします。本当にありがとうございました。」
メールで断る
メールは、相手の都合を考えずに送れるため、時間を気にせずに断りたい意志を伝えることができます。また、記録が残るため、後々のトラブル防止にもなります。
メールで断る場合のメリット
- 相手の都合を気にせず送れる
- 冷静に伝えられるため、誤解を防げる
- 記録が残るので、トラブル防止になる
メールの場合、相手の都合が良い時に読んでもらう事ができるので、相手の都合に左右されません。また、じっくり考えながら文章を作ることで、誤解なく冷静に意思を伝えることができます。
記録として残る為、『言った』『言わない』で後から揉めるような事も防ぐことができるのも、メールで伝えるメリットの一つです。
証拠も残せてそれほどストレスも感じない。普段仕事でメールをよく使う人にとっては、最もやりやすい方法だね。
メールで断る場合のデメリット
- 感情が伝わりにくい
- 返信に時間がかかる可能性がある
メーカーへ断りの連絡を入れるという今回のケースに限らず、メールで意思を伝える場合は感情が相手に伝わりにくく、冷たく感じやすい傾向にあります。
相手の都合の良いタイミングでメールの開封、返信が行われる為、返信までに時間がかかってしまう可能性もあります。基本的にはメールを送った後は待っているだけで良いのですが、人によってはドキドキして落ち着かなくなってしまうかもしれません。
感謝の気持ちなども伝えることで、冷たい印象にはなりにくいよ。メールを送ったらあまり気にしすぎず、気長に返信を待とう。
メールで断る際のポイント
- 件名は簡潔に（『家づくりのご相談について』など）
- 感謝の気持ちを忘れずに記載する
- 今後の関係性に配慮する言葉を入れる
メールは直接話すのが苦手な方におすすめですが、相手の受け取り方を考慮し、冷たい印象にならないように注意しましょう。
メールでの伝え方の例
件名：家づくりのご相談についてのご連絡
○○ハウス △△様
先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
検討を重ねた結果、今回は他のメーカーで進めることに決めました。
ご提案いただいたプランやお見積もりは大変参考になりました。
丁寧にご対応いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
今後とも貴社のご発展をお祈りしております。
LINEで断る
最近では、営業担当者とLINEでやり取りをするケースも増えています。気軽に連絡できるため、メールよりも早くやり取りが完了するのが特徴です。
LINEで断る場合のメリット
- 手軽に連絡できる
- 迅速な対応が期待できる
- 記録が残る為、証拠として使える
LINEは普段からプライベートでも使っている方が多いので、手軽に連絡することが可能です。相手の担当者にとっても手軽なツールなので、回答もすぐに返ってくる事が期待できます。
やりとりが履歴に残るので、メール同様証拠として記録しておくこともできます。
LINEで断る場合のデメリット
- 相手によっては失礼に感じる場合がある
- 文字のみで感情が伝わりにくい
普段からLINEでやり取りしているような担当者であれば特には問題にはなりませんが、相手の担当者によっては失礼だと感じとられる場合もあります。
また、メールよりも柔らかい印象にはなりますが、文字のみだと冷たい印象を与えがちです。
LINEで断る際のポイント
- 絵文字やスタンプを多用しない
- 簡潔かつ丁寧な言葉を選ぶ
- 返信速度に注意し、既読スルーを避ける
LINEは手軽で便利なツールですが、相手との関係性によっては失礼にあたる可能性もあります。状況に応じて、適切な手段を選びましょう。
LINEとはいえ、ビジネスでの連絡事項。プライベートで友達に送るような軽い感じの伝え方は避けよう。
LINEでの伝え方の例
「△△さん、お世話になっております。先日はお打ち合わせありがとうございました。じっくり検討した結果、今回は別のメーカーで進めることにしました。丁寧なご対応に感謝しています。今までありがとうございました！」
【タイミング別】ハウスメーカーへの断り方
ハウスメーカーへの断りの連絡をする場合は、大きく分けて以下のようなタイミングに分けられます。
- 見積もり前
- 見積もり後
- 仮契約後
- 本契約後
工程が後に進むにつれ、メーカーが家づくりのプロジェクトに使う時間やコストが大きくなっていくので、断る事の難易度が上がっていきます。
それぞれのタイミングに応じての断り方や注意点を解説していきます。
見積もり前
見積もりを依頼する前に断る場合は、比較的にスムーズに伝えやすいです。この段階であれば、営業担当者もそれほど時間や労力をかけていない為、納得してもらいやすいでしょう。
断る側としても、『申し訳なさ』がそれほどないのでストレスも感じにくいね。
見積もり前の断り方の例
「○○ハウスの△△様、お世話になっております。家づくりについてご相談させていただいておりましたが、今回は別の方向で進めることに決めました。お時間をいただきありがとうございました。」
見積もり前の段階で断る場合の注意点
- 感謝の気持ちを忘れずに伝える
- 具体的な理由を述べなくても問題ない
この段階では、まだ家づくりについて深い部分まで話が進んでいません。直感的な部分で『ここは違うな』と感じるような事も多いでしょう。感謝の気持ちを伝えることは必要ですが、具体的な理由までは伝えなくても問題ありません。
沢山のメーカーを見学したり話を聞いたりする場合は、この段階でお断りするメーカーがほとんど。私たちの場合は、11社の話を聞いてこの段階で6社にお断りを伝えたよ。
見積もり後
見積もりを受け取った後に断る場合、相手の営業担当者は具体的な提案をしている場合が多いです。納得してもらいやすい理由を添えるようにしましょう。
ちゃんと理由を説明することで、その営業担当者、メーカーが次のお客さんへの対応の改善点として情報を蓄積することも出来るよね。『差し支えなければ理由を教えてもらえませんか？』と聞かれることもあるよ。
見積もり後の断り方の例
「○○ハウスの△△様、お世話になっております。先日は詳細なお見積もりを作成いただき、誠にありがとうございました。慎重に検討した結果、今回は他社で進めることに決めました。貴社のご提案も大変魅力的でしたが、総合的な判断によるものです。今まで丁寧にご対応いただき、感謝しております。何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。」
見積もり後の段階で断る場合の注意点
- 見積もり作成への感謝を伝える
- 断る理由を具体的に伝えると納得してもらいやすい
- 無理に詳細な理由を伝える必要はないが、誤解を生まないようにする
見積もり作成までには、2〜3回ほどの打ち合わせを行います。打ち合わせでの時間や見積もりの作成など、ある程度の時間や手間がかかっているので、担当者にはしっかりと感謝の気持ちを伝えましょう。
打ち合わせを重ねるごとに担当者とは仲良くなっていくから、断る時にはとても申し訳ない気持ちになったけど、お互いの為にもはっきりと意思を伝えなきゃね。
仮契約後
仮契約を結んだ後に断らなければいけない状況になった場合は、契約解除の手続きが必要になります。慎重に進める様にしてください。違約金の有無を確認し、正式な手続きを取るようにしましょう。
仮契約後の断り方の例
「○○ハウスの△△様、お世話になっております。先日は仮契約をさせていただき、ありがとうございました。大変申し訳ないのですが、諸事情により、今回の契約を白紙に戻させていただきたくご連絡いたしました。契約解除の手続きについて、必要な書類や違約金の有無について教えていただけますでしょうか。何卒よろしくお願いいたします。」
仮契約後の段階で断る場合の注意点
- 契約解除の手続きを明確にする
- 違約金が発生する場合がある為、事前に確認する
- 誠意をもって丁寧に伝える
より詳細な仕様決めや、プラン・間取りの設計に進む際に仮契約を結びます。仮契約の時点で、仕掛金として前金を支払う事になるメーカーが多いです。
仮契約後に断りを入れる場合は、この仕掛金が戻ってこない可能性があります。契約内容をよく確認し、慎重に判断するようにしてください。前金を支払っているとはいえ、メーカーも時間と労力を消費しています。誠意をもって、丁寧に伝えるようにしましょう。
本契約後
本契約を交わした後に断る場合、違約金や法的な手続きが必要になります。契約書の内容をしっかりと確認し、慎重に対応するようにしてください。状況によっては、弁護士に相談することも検討してみましょう。
本契約後の断り方の例
「○○ハウスの△△様、お世話になっております。この度は本契約を締結させていただきましたが、やむを得ない事情により契約の解除をお願いしたく、ご連絡いたしました。契約内容を確認したうえで、適切な対応を進めたいと考えております。手続きについてご教示いただけますでしょうか。また、違約金の詳細についても併せて確認させていただければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします。」
本契約後の段階で断る場合の注意点
- 契約書の内容を確認し、違約金が発生するかを事前に把握する
- 相手と直接やり取りするのが難しい場合は、弁護士や専門家に相談する
- 感情的にならず、冷静に対応する
やむを得ない事情がある場合は仕方がありませんが、本来であればこのタイミングで断ることは望ましくありません。トラブルとなるケースもありますので、本契約をする前にはしっかりと契約内容を確認しましょう。
ハウスメーカー選びは家づくりにおいてとても大切なステップです。後悔が無いように、自分たちにとってベストと思えるメーカーを選びましょう。
ハウスメーカーへの断り方のコツ
ハウスメーカーへの断り方には、以下の様にいくつかのコツがあります。これらのコツを意識することで、相手に失礼なく、スムーズに断ることができます。
- できるだけ早く断る
- 理由を明確に伝える
- 感謝の気持ちを忘れない
- 今後の連絡が不要な場合は明確に伝える
断り方によっては、相手に不快な思いをさせたり、不要なトラブルを招いてしまうこともあるから注意しよう。
できるだけ早く断る
断る決断をしたら、できるだけ早く連絡しましょう。相手の時間を無駄にせず、トラブルを避けることができます。
できるだけ早く断る理由
- 早めに断ることで、ハウスメーカー側も次の顧客対応に時間を割く事ができる
- 不要な営業連絡が続くのを防ぐことができる
- 契約直前に断るよりも、スムーズに話が進みやすい
具体的な期日を伝える場合は、「〇日までに」「〇週間以内に」など、明確な期日を伝えましょう。
理由を明確に伝える
断る理由を明確に伝えることで、相手に納得してもらいやすくなります。今後の改善にもつながるでしょう。伝える理由の具体例としては、以下のようなものが挙げられます。
- 予算の関係で難しくなった
- デザインが求めるものと合わない
- 担当者との相性が合わない
- 家を建てる計画自体を見直すことにした
感謝の気持ちを忘れない
お世話になった感謝の気持ちを伝えましょう。今後の関係性を良好に保つことができ、社会人としてのマナーでもあります。
感謝の気持ちを伝える具体的なフレーズとしては、以下のようなものが挙げられます。
感謝の気持ちを伝える際の例文
- 「色々とご提案いただき、ありがとうございました。」
- 「お忙しい中、お時間をいただき、感謝しております。」
今後の連絡が不要な場合は明確に伝える
今後の連絡が不要な場合は、その旨を明確に伝えましょう。お互いの時間を有効活用できます。
連絡不要の意思を伝える具体的なフレーズとしては、以下のようなものが挙げられます。
連絡不要の意思を伝える際の例文
- 「今後のご連絡は不要です。」
- 「今回は、見送らせていただきます。」
ハウスメーカーの断り方で注意するべきポイント
ハウスメーカーに断りを入れる際、適切な方法で伝えないとトラブルになることがあります。相手に誤解を与えたり、不必要な営業を受けたりしないためにも、以下の4つのポイントを押さえておきましょう。
- 曖昧な表現を避ける
- 感情移入しすぎない
- 嘘をつかない
- 連絡を先延ばしにしない
曖昧な表現を避ける
「また連絡します」「前向きに検討します」などの曖昧な表現は避けましょう。誤解を招く可能性があり、相手に期待を持たせてしまうことがあります。
明確な断り方の例
- 「今回はご縁がなかったということで、お断りさせていただきます」
- 「他のハウスメーカーに決めたため、辞退させていただきます」
- 「家族と話し合った結果、今回は見送ることになりました」
営業担当者に余計な期待を持たせず、ハッキリと断ることが大切です。
感情移入しすぎない
親身になってくれる営業担当者に対し、「申し訳ない」という気持ちを抱くこともあるでしょう。しかし、感情に流されると、断り切れなくなる可能性があります。
感情移入しすぎない為の対策
- 営業担当者はあくまで仕事で対応していると割り切る
- 余計な雑談を控え、冷静に話を進める
- 断ると決めたら、はっきりと意志を伝える
営業担当者の気持ちを考えすぎると、断りづらくなるので注意しましょう。
私たちの場合、最終的に3社から1社を選ぶ時にとても申し訳ない気持ちになったけど、電話で別の1社で決めた事と感謝の気持ちを伝えた時には、ちゃんと納得してくれてすっきり終われたよ。後から相手からもお礼のメールも届いて、嬉しかったね。
嘘をつかない
嘘をついて断ると、後々トラブルに発展する可能性があります。信頼を失うことにもなりかねません。言葉を選び、正直に伝えるべきことは伝えましょう。
嘘がバレると相手から不信感を持たれちゃう。後で矛盾が生じた時に気まずくもなるよね。
正直に伝える場合の例
- 「他社と比較した結果、別のメーカーに決めることにしました」
- 「予算の関係で、計画を見直すことになりました」
- 「デザインや間取りが希望と合わなかったため、今回は見送ります」
嘘をつくよりも、簡潔で正直な理由を伝える方がスムーズに断れます。
連絡を先延ばしにしない
連絡を先延ばしにすると、相手に迷惑がかかります。断りづらくなることもあるでしょう。決断したら、できるだけ早く連絡することが大切です。
言いにくい事だけど、早く断る方が自分にとっても相手にとってもプラス。お互い次のステップに向かって進むことを優先させよう。
ハウスメーカーへの断り方に関するよくある質問
ハウスメーカーへの断り方に関して、よくある質問とその回答をまとめます。
Q1：何度も打ち合わせしたが、途中で断っていい？
何度も打ち合わせを重ねた後で断っても問題ありません。ただし、相手に失礼のないように、感謝の気持ちと断る理由を丁寧に伝えましょう。
営業担当者は多くの顧客と関わっています。冷静に、誠意を持って伝えれば問題はありません。
Q2：菓子折りは持っていくべき？
基本的には不要です。ただし、仮契約後や本契約後に断る場合は、相手にも迷惑がかかります。状況によっては菓子折りを持参するのも良いでしょう。
持参する場合は、相手に気を遣わせない程度のものを選び、渡す際には感謝の気持ちを伝えましょう。
Q3：しつこい営業マンの断り方は？
きっぱりと断ることが大切です。曖昧な態度を取ると、相手に期待を持たせてしまう可能性があります。
「今回は、見送らせていただきます。今後のご連絡はご遠慮ください。」など、明確に伝えましょう。それでもしつこく連絡してくる場合は、法的手段も検討しましょう。
Q4：断りの連絡をしてくれるサービスはある？
ハウスメーカーへの断りを代行してくれるサービスも存在します。利用するメリット・デメリットを比較検討し、自分に合ったサービスを選びましょう。
まとめ：ハウスメーカーへの上手な断り方
ハウスメーカーに断りをいれる際には、適切な方法とマナーを守る事で、円滑にコミュニケーションをとる事ができ、次のステップにスムーズに進むことができます。
断る方法としては、以下の3つです。それぞれのメリット・デメリットを理解し、最適な方法を選択しましょう。
- 電話：誠意が伝わりやすいが、緊張しやすい
- メール：冷静に伝える事ができ、記録が残るが、冷たく感じられることがある
- LINE：手軽に連絡できるが、カジュアルすぎる場合がある
断るタイミングによっても、伝える内容や伝え方が変わってきます。基本的にはタイミングが早いほど難易度は低く、簡潔に断ることが可能です。
断ることを決めたら、できるだけ早く、明確な理由とともに伝えましょう。合わせて感謝の気持ちを伝えることで、その後も良好な関係を保つことができます。今後の連絡が不要な場合は、その旨はっきりと伝える事が大切です。
断る際の注意点
- 曖昧な表現を避け、はっきりと断る
- 営業担当者に感情移入しすぎない
- 嘘をつかず、誠実に対応する
- 連絡を先延ばしにしない
家づくりは人生においての大きな決断であり、慎重に検討するのは当然のことです。注文住宅を建てる際には、複数社のハウスメーカーから話を聞いて見積もりを比較することをおすすめしています。複数のハウスメーカーから1社を選ぶ必要があるので、断ることは悪いことではありません。
メーカーも多くの顧客とやりとりしてるから、断られること自体は珍しいことではないよ。
大切なのは、相手の時間を無駄にせず、誠意を持って伝えること。適切な言葉を選び、トラブルなく断ることで、気持ちよく次のステップへ進むことができます。
